Charges récupérables auprès du locataire et régularisation – Guide du gestionnaire immobilier (2025)

Qu’est-ce que les charges locatives récupérables ?

En location immobilière, les charges locatives récupérables sont les dépenses avancées par le bailleur (propriétaire) pour le fonctionnement et l’entretien du logement ou de l’immeuble, qu’il peut refacturer au locataire. On les appelle aussi charges récupérables car la loi autorise le bailleur à en demander le remboursement au locataire, par opposition aux charges qui restent définitivement à la charge du bailleur. En France, la liste de ces charges “récupérables” est strictement encadrée par la loi et les règlements : toute dépense qui n’entre pas dans la liste légale ne peut pas être imposée au locataire. 

Exemples fréquents : l’eau et le chauffage collectifs, l’électricité des parties communes, le contrat d’entretien de l’ascenseur ou encore la taxe d’enlèvement des ordures ménagères font partie des charges récupérables classiques. En revanche, des dépenses comme les gros travaux de structure ou les honoraires de gestion restent à la charge du bailleur (nous y reviendrons). Le bon suivi de ces charges est crucial pour un syndic de copropriété ou gestionnaire immobilier, afin de respecter la réglementation et d’assurer une régularisation correcte vis-à-vis des locataires.

Cadre juridique selon le type de bien loué

Les règles relatives aux charges récupérables diffèrent légèrement selon le type de bail (logement d’habitation vide ou meublé, bail commercial, etc.), bien que le principe de base reste le même : seul un certain type de dépenses peut être récupéré sur le locataire, suivant une liste limitative.

• Logements d’habitation (vides ou meublés comme résidence principale) – Pour les locations à usage d’habitation (loi du 6 juillet 1989), la liste des charges récupérables est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987, qui dresse de façon exhaustive les catégories de dépenses pouvant être réclamées au locataire. Depuis la loi Alur de 2014, cette liste s’applique aussi aux logements meublés loués en résidence principale (pour les baux signés depuis le 27 mars 2014). Le bail doit prévoir le paiement de ces charges (généralement sous forme de provisions mensuelles). Toute charge hors de la liste réglementaire reste à la charge du bailleur.

• Logements en colocation ou bail mobilité – Ces formules spécifiques obéissent aux mêmes listes de charges récupérables. Toutefois, le bail mobilité impose par exemple un forfait de charges (montant fixe) au lieu de provisions, sans régularisation ultérieure. En colocation, les colocataires peuvent se répartir le paiement des charges, mais celles-ci restent définies par la loi de la même manière.

• Locaux commerciaux (baux commerciaux) – Dans les baux commerciaux, la loi Pinel (2014) a introduit une obligation de transparence : le bail doit comporter un inventaire précis des catégories de charges, impôts et taxes récupérables sur le locataire Sans cet inventaire annexé au contrat, le bailleur ne peut pas refacturer de charges au locataire. La répartition des charges doit également être indiquée clairement, surtout s’il y a plusieurs locataires (par exemple dans un centre commercial). Le Code de commerce précise enfin que certaines dépenses restent obligatoirement à la charge du bailleur (nous les détaillerons dans la partie sur les charges non récupérables).

À retenir : “Tous les biens” loués peuvent donc avoir des charges récupérables, mais un gestionnaire immobilier doit se référer au cadre légal correspondant : loi de 1989 et décret de 1987 pour les logements d’habitation, Code de commerce (article L145-40-2 et R145-35/36) pour les baux commerciaux, etc. Chaque type de bien a ses particularités en matière de charges et de mode de régularisation.

Liste des principales charges récupérables (logements d’habitation)

Pour les logements (appartements ou maisons en location vide ou meublée à usage d’habitation), la réglementation fournit une liste limitative des charges récupérables. On peut regrouper ces charges en trois grandes catégories :

• Services liés au logement et à l’usage de l’immeuble – Par exemple, les dépenses d’ascenseur et monte-charge (électricité, contrat d’entretien, petites réparations de cabine ou portes) sont récupérables. De même, les frais de consommation d’eau et d’énergie servant le locataire le sont : eau froide et chaude des logements, électricité et combustible du chauffage collectif (y compris l’entretien courant de la chaudière), etc..

• Entretien courant des parties communes – Il s’agit de toutes les dépenses pour maintenir les parties communes intérieures propres et fonctionnelles : électricité des couloirs et caves, produits d’entretien (balais, sacs poubelle, etc.), entretien de la minuterie (éclairage automatique), nettoyage des tapis ou vide-ordures, petites réparations du matériel de nettoyage, rémunération du personnel d’entretien éventuel. S’y ajoutent les dépenses d’espaces extérieurs (jardin, cour, parkings) comme la tonte, le désherbage, l’entretien des aires de jeux et espaces verts.

• Taxes locatives – Ce sont des redevances ou taxes liées à des services dont bénéficie le locataire, que le bailleur peut refacturer. La principale est la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), figurant sur la taxe foncière : le propriétaire paye cette taxe avec sa taxe foncière, puis peut en réclamer le remboursement au locataire. De même, la redevance d’assainissement (collecte et traitement des eaux usées) est récupérable. À noter que ces taxes locales sont généralement récupérées au prorata de la durée d’occupation du locataire sur l’année concernée.

• Personnel de gardiennage – Si l’immeuble compte un gardien ou concierge, une partie de son salaire et des charges sociales afférentes peut être imputée au locataire, selon les tâches effectuées. Si le gardien s’occupe du nettoyage et des poubelles, le bailleur peut récupérer 75% de son coût ; s’il n’assure qu’une de ces deux missions, 40%. Pour un employé d’immeuble non logé sur place (femme/homme de ménage par exemple), son salaire et charges sont récupérables à 100%.

? Autres exemples de charges récupérables (logements) : entretien courant et menus travaux des installations individuelles (robinetterie, chauffe-eau dans le logement), fourniture de produits de traitement de l’eau ou combustible pour le chauffage, location et entretien des compteurs d’eau individuels, etc. La liste détaillée est jointe en annexe du décret de 1987 et peut être consultée pour vérifier si une dépense donnée est récupérable.

 Charges non récupérables (logements) : par contraste, toutes les dépenses qui ne figurent pas dans la liste légale restent à la charge du bailleur. Par exemple, les grosses réparations (au sens de l’article 606 du Code civil, comme la réfection d’une toiture ou de la structure) sont à la charge du propriétaire et ne peuvent pas être imposées au locataire. De même, les frais de gestion du bail (honoraires du syndic de copropriété pour l’immeuble, assurance propriétaire non-occupant, travaux d’amélioration ou de mise aux normes, taxe foncière elle-même, etc.) ne peuvent pas être récupérés sur le locataire en contrat d’habitation. Le gestionnaire doit donc distinguer soigneusement, dans les charges de copropriété ou d’exploitation, ce qui est récupérable ou non avant de refacturer le locataire.

Charges récupérables dans les baux commerciaux

Pour les locaux commerciaux, la notion de charges récupérables existe aussi, mais c’est le contrat de bail commercial qui organise leur répartition, dans le respect de certaines limitations légales. Depuis la loi Pinel, le bail doit comporter un inventaire précis et limitatif des charges, impôts, taxes et redevances pouvant être refacturés au locataire. Ce document liste, catégorie par catégorie, ce que le locataire paiera et ce que le bailleur assumera. En pratique, on y retrouve généralement :

• Charges d’entretien courant : le locataire commercial prend en charge les dépenses d’exploitation et d’entretien quotidien du local loué, similaires aux charges “locatives” d’un logement. Par exemple, les frais d’eau, gaz, électricité du local, l’entretien courant des équipements (chauffage, climatisation, vitrine…), les menues réparations, le nettoyage courant, etc., sont à sa charge. S’il s’agit d’un local dans un immeuble commun (galerie commerciale, immeuble mixte), le locataire paiera aussi sa quote-part des charges de copropriété courantes (ascenseur, éclairage commun, parking, etc.), selon la répartition prévue (généralement au prorata de la surface occupée).

• Certaines taxes et impôts : le bail commercial peut stipuler que le locataire remboursera au bailleur la taxe foncière de l’immeuble ou du local, ainsi que des taxes annexes (par exemple la taxe annuelle sur les bureaux en Île-de-France, la taxe de balayage, ou la taxe d’enlèvement des ordures). Ces charges fiscales, si le contrat les prévoit, sont alors “récupérées” par le bailleur. En revanche, des taxes purement liées à la propriété du bailleur ne peuvent pas être mises à la charge du locataire commercial sans précaution : par exemple, les cotisations foncières des entreprises (CFE) ou CVAE du bailleur sont explicitement à la charge du bailleur (elles ne concernent pas le locataire).

• Répartition des gros travaux : La loi Pinel impose que les “grosses réparations” (article 606 du Code civil) demeurent à la charge du bailleur. Ainsi, les travaux structurels importants (murs porteurs, toiture, mises aux normes lourdes…) ne peuvent pas être refacturés au locataire commercial. Seules les réparations d’entretien courant peuvent lui incomber. De plus, les dépenses de mise en conformité dues à la vétusté ou aux obligations légales (ex: accessibilité handicapés, mise aux normes sécurité) sont également du ressort du bailleur lorsque ce sont des travaux de grande ampleur.

• Charges de gestion : Les frais du bailleur pour la gestion de l’immeuble ne peuvent pas être imputés au locataire. Par exemple, les honoraires de gestion locative (perception des loyers, administrateur de biens) restent à la charge du propriétaire et ne figurent pas dans les charges récupérables du bail commercial.

En résumé, dans un bail commercial le principe de liberté contractuelle s’applique pour répartir les charges, mais avec des restrictions : le bailleur peut récupérer les charges d’entretien courant et certaines taxes si et seulement si le bail les énumère clairement. Sont exclues les charges liées aux grosses réparations et à la propriété du bien (sauf exceptions prévues). Un syndic ou gestionnaire gérant des locaux commerciaux devra donc veiller à ce que l’inventaire des charges du bail soit complet et à jour, et à ne pas facturer au locataire des dépenses interdites par la loi (au risque de contestation).

Modalités de paiement des charges et régularisation annuelle

La gestion des charges récupérables implique de choisir un mode de paiement (provisions ou forfait) et d’effectuer une régularisation périodique pour ajuster les montants payés par le locataire sur les dépenses réelles. Les obligations diffèrent légèrement entre les baux d’habitation et les baux commerciaux, comme détaillé ci-dessous.

En location d’habitation (logements vides ou meublés)

Provisions sur charges et appel mensuel : dans la plupart des contrats de location de logement, le locataire verse chaque mois une provision pour charges en même temps que son loyer. Ce système est obligatoire pour les logements vides (bail soumis à la loi de 1989) et également très courant en logement meublé lorsqu’on ne choisit pas le forfait. Le montant de la provision mensuelle est estimé d’après le budget prévisionnel (par exemple les charges de copropriété prévues) ou les dépenses de l’année précédente. En cours d’année, le locataire paie donc des avances sur charges.

Forfait de charges (meublés/colocations) : pour les locations meublées (ou en colocation avec bail unique), la loi permet d’opter pour un forfait de charges fixé contractuellement. Ce forfait est un montant fixe (mensuel ou trimestriel) payé en sus du loyer, qui ne donne lieu à aucune régularisation ultérieure. Il doit être d’un montant raisonnable et peut être révisé chaque année comme le loyer.  Note : si un forfait est choisi, le bailleur ne peut pas réclamer de complément en fin d’année même si les dépenses réelles ont dépassé le forfait. C’est pourquoi beaucoup de bailleurs préfèrent les provisions, plus justes.

Régularisation annuelle obligatoire : lorsqu’on est en système de provisions, la loi impose de régulariser les charges au moins une fois par an. La régularisation consiste à comparer le total des provisions versées par le locataire sur l’année écoulée au total des dépenses réelles engagées par le bailleur pour les charges récupérables.

• Si le locataire a trop versé (provisions > dépenses réelles), le bailleur doit rembourser le trop-perçu ou le porter en déduction des sommes dues.

• Si au contraire le locataire n’a pas assez versé (provisions < dépenses), il doit payer un complément de charges pour apurer l’année.

La loi de 1989 prévoit des obligations de transparence lors de la régularisation : le bailleur (ou le gestionnaire) doit communiquer un décompte détaillé par nature de charges au moins un mois avant la régularisation. Ce décompte indique chaque poste de dépense, le mode de calcul de la répartition entre les différents lots (par exemple les millièmes de copropriété pour un immeuble) et permet au locataire de vérifier ce qu’il paie. Exemple : le décompte montrera les dépenses d’eau, d’électricité, de nettoyage, etc., en distinguant ce qui revient au locataire. Par ailleurs, le bailleur doit conserver toutes les pièces justificatives (factures, contrats d’entretien…) à disposition du locataire pendant 6 mois après l’envoi du décompte, au cas où celui-ci souhaite les consulter pour vérification.

Délais et prescriptions (logements) : idéalement, la régularisation annuelle se fait peu de temps après la fin de l’exercice comptable (souvent dans le premier semestre de l’année suivante, une fois les comptes de copropriété approuvés). Cependant, la loi autorise un rattrapage tardif : le bailleur dispose de 3 ans pour réclamer des charges impayées ou régulariser un solde en sa faveur. Passé ce délai de 3 ans, les arriérés de charges ne sont plus dus (prescription triennale). Inversement, un locataire qui aurait trop payé peut, lui aussi, réclamer un remboursement dans un délai de 3 ans. À noter que si un rappel de charges tardif (plus d’un an de retard) crée un lourd montant à payer, le locataire peut exiger un étalement sur 12 mois du paiement supplémentaire. Cette possibilité existe lorsque la régularisation n’a pas été effectuée avant la fin de l’année civile suivant l’année concernée. Enfin, en cas de manquement grave du bailleur (absence de régularisations malgré les demandes du locataire, par exemple), un juge pourrait sanctionner un rappel de charges trop tardif jugé “déraisonnable”, mais en pratique la porte est ouverte à la régularisation tant qu’on reste dans la limite des 3 ans.

En bail commercial (locaux commerciaux)

Pour les baux commerciaux, la logique des provisions pour charges et de la régularisation annuelle s’applique également. Le bail prévoit souvent le versement périodique (mensuel ou trimestriel) d’une provision sur charges par le locataire, avec une régularisation une fois par an lorsque le montant des dépenses réelles est connu. Toutefois, la réglementation apporte des précisions spécifiques :

• État récapitulatif annuel obligatoire : le bailleur doit fournir au locataire un état récapitulatif des charges chaque année. Pour un exercice donné, cet état de régularisation doit être communiqué au plus tard le 30 septembre de l’année suivante (sauf cas particulier de copropriété, voir point suivant). Ce document fait la “reddition des charges” en listant les dépenses, et calcule le solde à payer ou à restituer au locataire, comme pour un logement.

• Délais en copropriété : si le local commercial est situé dans une copropriété, le bail commercial doit préciser comment les charges de l’immeuble sont réparties entre les locataires. Dans ce cas, la loi donne un peu plus de temps pour la régularisation : le bailleur doit présenter l’état récapitulatif dans les 3 mois suivant l’assemblée générale de copropriété qui approuve les comptes annuels. En pratique, cela correspond souvent à 3 mois après la reddition des comptes de copropriété. Ainsi, si l’AG de l’immeuble a lieu fin mars, le bailleur a jusqu’à fin juin pour régulariser les charges envers le locataire commercial.

• Absence de sanction directe en cas de retard : contrairement aux baux d’habitation, la réglementation des baux commerciaux ne prévoit pas de sanction spécifique si la régularisation annuelle n’est pas faite dans les délais. Cependant, cela ne signifie pas que le bailleur peut attendre indéfiniment : en jurisprudence récente, il a été rappelé que le droit commun des contrats s’applique. Ainsi, une action en recouvrement de charges commerciales se prescrit par 5 ans (prescription quinquennale de l’article 2224 du Code civil) à compter de la date où la régularisation aurait dû être faite. Autrement dit, le bailleur peut encore régulariser des charges anciennes dans la limite de 5 ans, mais pas au-delà (le locataire pourrait refuser de payer des arriérés au-delà de ce délai). Il est donc recommandé au gestionnaire de ne pas accumuler de retard dans les régularisations pour éviter les litiges.

• Information en cours de bail : la loi Pinel impose aussi au bailleur d’informer le locataire de toute création ou augmentation de charge en cours de bail (nouvelle taxe, nouveau service…) et de toute modification dans la répartition prévue au contrat. De plus, tous les 3 ans, le bailleur doit communiquer un état prévisionnel des travaux à venir et un état récapitulatif des travaux réalisés (avec leurs coûts), afin que le locataire anticipe d’éventuels impacts sur les charges. Cette exigence incite le syndic/gestionnaire à la transparence et à la planification des gros travaux, bien que ceux-ci ne seront pas imputables au locataire si ce sont des grosses réparations (ils peuvent toutefois perturber les charges générales de l’immeuble).

En somme, régulariser les charges en bail commercial suit des principes proches de ceux du résidentiel (provisions, calcul du différentiel annuel et ajustement), avec un cadre légal qui vise à renforcer la clarté contractuelle. Le syndic devra veiller à respecter les échéances de reddition des comptes de charges (30 septembre ou délai spécifique en copropriété) et à conserver les justificatifs. Même si le locataire commercial est généralement une entreprise, il a tout intérêt à vérifier l’état de charges fourni et peut exiger des explications comme n’importe quel locataire.

Exemple de calcul de régularisation des charges locatives

Pour illustrer la régularisation, prenons l’exemple d’un appartement en copropriété loué vide, avec des provisions mensuelles de charges. Supposons que le locataire verse 150 € par mois de provision. Sur une année, il aura payé 1 800 € au total. À la fin de l’exercice, le syndic de copropriété communique le détail des dépenses réelles pour ce lot, dont voici un extrait simplifié :

Dans cet exemple chiffré, les dépenses réelles totales imputables au locataire sur 2024 s’élèvent à 1 540 €. Or, le locataire avait avancé exactement 1 540 € sur l’année en provisions. La régularisation est donc à l’équilibre : aucune somme supplémentaire n’est due ni à rembourser. On constate toutefois des écarts par poste : par exemple, l’eau a coûté 20 € de plus que prévu (le locataire devra régler ces 20 € en plus), tandis que l’électricité des communs a coûté 20 € de moins (le bailleur lui devra 20 € ou les imputera en avoir). Ces écarts se compensent ici. Le bailleur envoie au locataire un décompte de charges détaillé reprenant ces chiffres, accompagné éventuellement des justificatifs ou de l’information que ceux-ci sont consultables.

Si le total des dépenses avait dépassé les provisions, le locataire aurait eu un solde à payer. Par exemple, avec 1 600 € de dépenses réelles pour 1 540 € versés, on aurait 60 € à charge du locataire en régularisation. Inversement, si les dépenses réelles étaient inférieures aux provisions, le bailleur aurait remboursé le trop-versé ou l’aurait imputé sur les mois suivants.

? Bonnes pratiques pour le gestionnaire : toujours comparer chaque année le budget prévisionnel aux dépenses réalisées, et ajuster les provisions de l’année suivante en conséquence. En copropriété, le syndic indique souvent, dans l’appel de fonds, la part “récupérable” des charges pour un lot donné – il est utile de s’y référer pour établir le montant de provision du locataire. Enfin, documentez clairement la régularisation (par écrit, avec calculs) pour prévenir les contestations : un locataire bien informé aura confiance dans la gestion des charges et saura qu’il ne paie que ce qui est justifié.

Conclusion

Les charges récupérables représentent une partie importante des flux financiers dans la gestion locative. Pour un syndic de copropriété ou un gestionnaire immobilier, maîtriser leur liste et leur fonctionnement est essentiel afin d’être en conformité avec la loi et d’assurer une relation bailleur-locataire transparente. En 2025, les principes à retenir sont clairs : s’en tenir aux charges légalement récupérables, respecter les modalités de paiement (provisions ou forfait) convenues au bail, régulariser au moins annuellement en justifiant les montants, et demeurer à jour des obligations légales (communication des décomptes, délais de prescription, etc.). En appliquant ces règles de bonne gestion, vous garantirez non seulement la sécurité juridique de vos locations, mais aussi la confiance de vos locataires dans le règlement de leurs charges. Les références légales (décret de 1987, loi de 1989, Code de commerce) sont vos alliées pour arbitrer chaque dépense : en cas de doute, il ne faut pas hésiter à s’y reporter et, si nécessaire, à consulter un conseil juridique spécialisé en immobilier. Ainsi, la régularisation des charges locatives deviendra une simple routine, au service d’une gestion immobilière efficiente et sereine.