Un syndic reçoit un courriel prétendument envoyé par une entreprise de travaux lui demandant de remplacer son RIB. Avant de modifier les coordonnées du fournisseur, la bonne réponse consiste à suspendre l’opération et à confirmer le changement par un canal indépendant. Voici une méthode pratique fondée sur les recommandations de Cybermalveillance.gouv.fr, actualisées en octobre 2026.
Illustration générée par IA — scène fictive, MaFormationImmo.
Comment fonctionne la fraude au faux RIB ?
Un fraudeur usurpe l’identité d’un créancier et envoie une facture ou des coordonnées bancaires falsifiées. L’attaque peut suivre la compromission d’une messagerie, d’où un message qui reprend une conversation réelle. L’adresse apparente, la facture et le ton professionnel ne constituent donc pas, à eux seuls, une preuve d’authenticité.
Six contrôles avant de modifier un compte fournisseur
1. Suspendre la modification
Un nouveau RIB reçu par courriel doit déclencher un contrôle, même s’il semble venir d’un prestataire habituel. Évitez d’ouvrir les pièces suspectes ou d’utiliser les coordonnées de contact communiquées dans le message.
2. Appeler au numéro déjà connu
Contactez le fournisseur au numéro enregistré dans vos dossiers, vérifié indépendamment du courriel. Demandez-lui s’il a réellement changé de banque et s’il est l’auteur de la demande. Une réponse par la même messagerie éventuellement compromise n’est pas une validation suffisante.
3. Comparer les justificatifs
Rapprochez la facture du devis, des bons de commande, des interventions et de l’identité habituelle du fournisseur. Le papier à en-tête, le logo ou une pièce jointe ne prouvent pas l’identité du titulaire du compte. Toute incohérence mérite un contrôle supplémentaire.
4. Organiser la validation interne
Définissez qui peut modifier les bénéficiaires bancaires et qui valide les paiements. Adaptez la séparation des tâches à la taille du cabinet et aux pouvoirs réellement délégués. Chaque décision doit être documentée dans un outil sécurisé.
5. Vérifier le paiement
Avant de virer, contrôlez le montant, le bénéficiaire, la facture et les validations obtenues. Un virement d’essai d’un euro ne démontre pas, à lui seul, que le compte appartient au bon prestataire : il ne remplace pas la vérification d’identité.
6. Sécuriser les accès
Activez la double authentification des comptes de messagerie et des outils financiers lorsqu’elle est disponible, mettez les systèmes à jour et utilisez des mots de passe distincts. Une personne chargée de la comptabilité doit savoir reconnaître un changement inattendu de RIB et le signaler.
Tableau pratique de vérification
| Signal | Réflexe |
|---|---|
| Nouveau RIB reçu par courriel | Appeler le fournisseur sur un numéro indépendant déjà connu |
| Demande de virement urgent | Suspendre et appliquer la procédure de validation |
| Correspondant inhabituel | Contacter l’interlocuteur habituel |
| Facture modifiée | Comparer avec la commande et les documents antérieurs |
| Pièce jointe suspecte | Ne pas ouvrir et signaler au référent sécurité |
Cas fictif : la facture de nettoyage
Dans une copropriété imaginaire, l’assistante reçoit un message annonçant un changement de banque de l’entreprise de nettoyage. Elle n’enregistre pas le RIB. Elle téléphone au fournisseur grâce au numéro figurant dans le dossier et apprend qu’aucun changement n’a été demandé. La demande est signalée et les preuves sont conservées. Ce scénario est fictif et ne représente pas un incident réel.
Que faire après un virement frauduleux ?
Contactez immédiatement votre banque, signalez l’opération et demandez les mesures de récupération possibles, sans supposer qu’une annulation est garantie. Conservez les messages, factures, coordonnées bancaires et relevés utiles. Vérifiez et sécurisez les accès susceptibles d’avoir été compromis, prévenez les interlocuteurs concernés et déposez plainte. Cybermalveillance.gouv.fr détaille les démarches à engager.
Questions fréquentes
Une adresse email habituelle garantit-elle le RIB ?
Non. La messagerie du fournisseur ou celle du cabinet peut être compromise. Une vérification indépendante reste nécessaire.
Un virement d’essai suffit-il ?
Non. Il ne prouve pas à lui seul l’identité réelle du bénéficiaire.
Et si le fournisseur insiste pour être payé immédiatement ?
L’urgence ne remplace pas les contrôles. Faites valider le changement selon la procédure et contactez directement le fournisseur.
Former l’équipe aux risques de fraude
Pour entraîner l’équipe à repérer les fraudes et sécuriser les documents, consultez la formation Cybersécurité en agence immobilière.
Un contrôle n’est utile que si les collaborateurs savent l’appliquer. Consultez le catalogue de MaFormationImmo pour identifier les formations de cybersécurité et de conformité adaptées au métier.
Un exercice d’équipe pour tester la procédure
Une fois la procédure écrite, le syndic peut organiser un exercice à partir de données entièrement fictives. Par exemple, une facture imaginaire de 2 800 € arrive avec un nouveau RIB et un message demandant un virement avant la fermeture de l’entreprise. L’assistant ne doit pas répondre dans l’urgence : il recherche le numéro vérifié du fournisseur, documente son appel et transmet le résultat au responsable de validation. Si personne ne sait qui doit autoriser la modification du bénéficiaire, l’exercice révèle un problème d’organisation à corriger.
Une fiche de contrôle peut conserver la date de réception, le nom du prestataire, la référence du dossier, le moyen de vérification indépendant utilisé et la personne qui a autorisé ou refusé le changement. Les informations bancaires réelles ne doivent pas être utilisées dans des supports de formation accessibles à tous. Après le test, l’équipe peut comparer les étapes réalisées avec celles prévues, sans présenter le succès d’un exercice comme une garantie contre toutes les fraudes.
Le dispositif doit aussi indiquer la marche à suivre en cas d’absence du valideur habituel, afin qu’une urgence de chantier ne conduise pas à contourner les contrôles de paiement.
Pour aller plus loin, consultez également la vérification des contrats de prestataires et le rapprochement des comptes de copropriété.
Comment organiser la réaction après une fraude présumée ?
Si un virement paraît avoir été détourné, le cabinet doit alerter immédiatement la banque et demander les mesures possibles de rappel ou de récupération des fonds, sans garantir leur succès. Le responsable sécurité vérifie également les accès aux messageries et les règles de transfert automatique, car une compromission peut continuer à exposer les échanges avec d’autres prestataires. Les preuves doivent être préservées : message initial, pièces jointes, historique de validation, facture et justificatif bancaire.
La communication interne doit être précise et limitée aux personnes concernées. Il est utile de distinguer les faits établis des hypothèses : par exemple, « un compte bancaire différent apparaît sur une facture » ne signifie pas automatiquement « la messagerie du fournisseur a été piratée ». La qualification de l’incident et les actions nécessaires reposent sur les vérifications conduites, les procédures de l’entreprise et les conseils des professionnels compétents.
Tester régulièrement le circuit de validation
Un exercice annuel peut vérifier comment une demande de changement de coordonnées arrive au cabinet, qui la reçoit et quels contrôles sont exigés avant le paiement. Le scénario doit également tester les absences : qui assure la validation lorsque le responsable habituel est en congé ? Une procédure ne protège pas l’entreprise si tout le monde considère qu’une facture urgente permet de la contourner.
Le bilan de l’exercice indique les étapes correctement exécutées, les accès à retirer, les coordonnées fournisseurs à confirmer et les besoins de formation. Les collaborateurs doivent pouvoir signaler une anomalie sans être incités à la dissimuler. L’objectif est de rendre les erreurs détectables suffisamment tôt et de conserver la preuve des contrôles réellement effectués.
Conserver un historique exploitable en cas d’incident
Dans chaque dossier sensible, le cabinet peut distinguer le document d’origine, la vérification téléphonique indépendante et la décision autorisée. Si un prestataire conteste l’authenticité d’un changement de RIB, le responsable doit pouvoir retrouver la chronologie exacte sans dépendre uniquement de la mémoire d’un collaborateur. Les fichiers et messages sont conservés dans un environnement sécurisé et selon les règles applicables à l’entreprise.
Source officielle
Cybermalveillance.gouv.fr : Que faire en cas de fraude au virement ou au faux RIB ?, mise à jour du 14 octobre 2026, consultée le 8 novembre 2026.
