Illustration d’ouverture générée par IA : scène fictive de vérification d’une demande en agence.
Avant de modifier un RIB reçu par courriel, suspendez le traitement et confirmez la demande en rappelant votre interlocuteur sur un numéro déjà connu. Organisez ensuite une validation distincte de la saisie et conservez une trace du contrôle. Cette méthode s’applique aux règlements de fournisseurs, aux reversements aux bailleurs et aux autres paiements gérés par votre structure, dans le cadre de ses habilitations.
Une demande qui reprend le bon nom, le bon dossier et la bonne facture peut rester frauduleuse. Le point décisif est la vérification de l’instruction par un canal indépendant.
Trois décisions à retenir
- Un nouveau RIB reste en attente tant que l’identité du demandeur et les coordonnées n’ont pas été confirmées.
- Le numéro de rappel vient de votre dossier vérifié, jamais du message qui demande la modification.
- Le contrôle porte aussi sur les virements déjà préparés et sur les paiements récurrents.
Pourquoi la bonne facture ne suffit-elle pas ?
Un fraudeur peut se glisser dans une relation commerciale réelle et remplacer les coordonnées de paiement. Cybermalveillance.gouv.fr décrit notamment l’usurpation d’un fournisseur et le changement de RIB comme des variantes de la fraude au virement. La compromission d’une messagerie peut donner de la crédibilité au message reçu. Consulter la fiche sur les faux ordres de virement.
Dans une agence, il faut donc dissocier deux questions : la somme est-elle réellement due et les nouvelles coordonnées ont-elles été confirmées ? Le rapprochement de la facture avec un devis répond à la première question. Il ne démontre pas que le compte indiqué appartient à la personne à payer.
La procédure proposée ci-dessous est une organisation interne à adapter à votre équipe. Elle ne constitue pas une formalité légale uniforme imposée à toutes les agences. Son intérêt est de rendre la décision explicite, même pendant une période de congés ou de forte activité.
Une procédure en cinq étapes, du message au paiement
1. Mettre la modification en attente
Le collaborateur qui reçoit la demande ouvre une tâche « coordonnées à vérifier ». Il conserve le message original et signale au gestionnaire du dossier que le paiement ne doit pas partir sur la nouvelle destination. Une urgence annoncée doit conduire à accélérer le contrôle, sans en supprimer les étapes.
2. Retrouver un contact indépendant
Utilisez le numéro habituel enregistré dans un dossier dont la fiabilité a été établie. Répondre au courriel suspect, appeler le numéro de sa signature ou suivre son lien peut maintenir le contact avec le fraudeur. Le rappel sur le numéro habituel est précisément le réflexe recommandé par Cybermalveillance.gouv.fr pour un nouveau RIB reçu par message.
3. Confirmer le périmètre exact de la demande
Faites préciser les références du dossier, la personne à l’origine du changement et sa date d’application. Vérifiez si le changement concerne une facture, tous les prochains règlements ou un seul contrat. Comparez les coordonnées confirmées avec celles que vous allez saisir. Un interlocuteur qui ne peut pas confirmer la demande laisse le dossier au statut « en attente ».
4. Séparer la saisie et la validation
Dans une équipe disposant de plusieurs personnes autorisées, faites relire la modification par une seconde personne. Elle vérifie la trace du rappel et les coordonnées saisies avant de libérer l’étape suivante. Une double lecture de la même facture, sans confirmation indépendante, reste insuffisante.
5. Vérifier la file des paiements
Une fiche fournisseur corrigée ne modifie pas nécessairement un virement déjà préparé. Contrôlez les ordres en attente et les échéanciers concernés. Classez ensemble la demande, la trace du contrôle et la validation dans un espace professionnel à accès limité. La date et le nom du valideur doivent être retrouvables sans fouiller dans plusieurs boîtes de réception.
Qui fait quoi ? Un tableau à adapter à l’agence
| Action | Responsable proposé | Trace utile |
|---|---|---|
| Recevoir et suspendre | Gestionnaire du dossier | Message original et tâche ouverte |
| Confirmer par rappel | Collaborateur autorisé | Contact utilisé, date, résultat |
| Saisir les coordonnées | Personne habilitée à la saisie | Référence de la modification |
| Valider et contrôler les ordres | Second valideur désigné | Validation et ordres vérifiés |
Évitez d’ajouter des copies de pièces d’identité à chaque contrôle par habitude. Choisissez des preuves adaptées au besoin et protégez les données conservées. Pour approfondir le cadre documentaire, consultez notre programme RGPD en immobilier.
Cas fictif : un fournisseur demande un règlement avant 17 heures
Situation pédagogique inventée. Un gestionnaire reçoit à 16 h 20 une facture de maintenance de 2 480 €, accompagnée d’un nouveau RIB. Le message reprend la référence de l’immeuble et annonce que l’ancien compte sera fermé le soir même.
Le gestionnaire conserve le message et suspend l’ordre prévu. Il rappelle l’entreprise sur le numéro figurant dans le contrat déjà vérifié. La personne habituelle indique qu’aucun changement n’a été demandé. Le gestionnaire transmet l’alerte au responsable et à la comptabilité : la nouvelle destination ne doit être utilisée sur aucun autre dossier.
L’apport de la méthode est la décision prise avant la saisie. Le montant et l’heure de ce scénario ne sont ni un seuil de vigilance ni une statistique. Une petite facture mérite également un contrôle : elle peut servir à installer des coordonnées qui seront réutilisées ensuite.
Les cas qui méritent une règle de remplacement
Le contact habituel est absent. Gardez la modification en attente et recherchez un autre contact autorisé par une voie indépendante. N’utilisez pas l’absence pour justifier une validation automatique.
Une seule personne travaille dans l’agence. Formalisez le rappel et un second temps de relecture avant le paiement. Cette organisation ne reproduit pas la séparation des rôles d’une grande équipe, mais elle évite une exécution immédiate au fil du courriel.
Le dirigeant demande d’accélérer. Confirmez également son instruction par un canal connu. La procédure doit prévoir comment traiter une exception, qui la décide et quelle preuve conserver. Une signature impressionnante ou une mention « confidentiel » ne remplace pas le contrôle.
Le virement est déjà parti : que faire en priorité ?
Alertez immédiatement la banque pour tenter l’interruption ou demander le retour des fonds, sans présumer du résultat. Prévenez le créancier dont l’identité a été usurpée et conservez les preuves. Ces démarches figurent dans la fiche officielle consacrée au faux RIB. Identifiez aussi les paiements futurs exposés et faites bloquer la destination frauduleuse dans les outils concernés.
Si une messagerie ou des dossiers clients ont été compromis, faites qualifier l’incident avec le responsable et le prestataire compétent. Une violation de données personnelles doit être documentée ; sa notification à la CNIL dépend du risque pour les personnes. Le RGPD prévoit une notification dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, sauf absence de risque au sens du texte. Un risque élevé peut aussi nécessiter l’information des personnes concernées, sous réserve des exceptions. Voir les articles 33 et 34 du RGPD.
Questions de mise en œuvre
Faut-il contrôler un RIB transmis par un bailleur connu ?
Oui. La relation existante ne démontre pas que le message a été envoyé par cette personne. Confirmez le changement sur le numéro déjà vérifié dans votre dossier.
Peut-on envoyer un petit virement pour tester le compte ?
Un compte capable de recevoir une petite somme peut aussi appartenir à un fraudeur. Ce test ne remplace pas la confirmation indépendante de l’instruction et de son destinataire.
Comment vérifier que l’équipe applique la procédure ?
Reprenez périodiquement quelques modifications récentes : retrouve-t-on le contact utilisé, le résultat du rappel, le valideur et les ordres contrôlés ? Traitez les écarts avec un exemple pratique, puis vérifiez à nouveau les points concernés.
Sources et vérification
Sources consultées le 29 octobre 2026. Méthode d’organisation proposée par MaFormationImmo, à adapter aux outils et habilitations de chaque structure.
