Pour préparer la facturation électronique, une agence doit d’abord identifier ses flux : qui facture qui, pour quelle prestation et dans quel système ? Une liste de logiciels ne répond pas à ces questions. La cartographie doit distinguer les opérations de l’agence et les documents qu’elle traite pour ses mandants.
Illustration générée avec l’aide de l’IA ; scène fictive, sans représentation d’un événement réel.
Décrire un flux avec un exemple réel anonymisé
Prenez une facture d’honoraires, une facture de fournisseur et un document traité pour un bailleur. Pour chacun, identifiez l’entité concernée, la prestation, le destinataire et l’outil qui crée ou reçoit le document. Un document qui circule dans le logiciel de gestion n’est pas nécessairement une facture émise par l’agence. Cette distinction conditionne les questions à poser au cabinet comptable et à l’éditeur.
Recenser les données et les reprises manuelles
Notez où sont enregistrées les identités, les références, les montants et les statuts de paiement. Repérez les doubles saisies et les transformations de fichiers. L’objectif est de comprendre ce qui devra être transmis et suivi, sans présumer que toute donnée présente dans le CRM est nécessaire au flux de facturation. Les droits d’accès et la traçabilité doivent être examinés dans le même travail.
Faire valider les obligations et les échéances
Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA doivent être en capacité de recevoir les factures électroniques selon les règles de la réforme. Les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire doivent également émettre leurs factures électroniques depuis cette date. Pour les PME et microentreprises, l’obligation d’émission et les obligations de transmission de données concernées s’appliquent à partir du 1er septembre 2027. La qualification exacte des opérations, les exonérations et le champ de l’e-reporting doivent être vérifiés avec l’expert-comptable en fonction de l’entreprise et de sa clientèle.
Une facture électronique n’est pas simplement un PDF ordinaire envoyé par courriel. Le dispositif repose sur des formats et des échanges structurés via une plateforme agréée. L’agence doit cartographier séparément les factures de ses propres prestations, celles qu’elle reçoit pour son fonctionnement, et les documents traités pour les bailleurs dont elle assure la gestion. Le fait que tout circule dans le même logiciel ne rend pas toutes ces opérations identiques sur le plan fiscal.
Avant de changer de logiciel, demandez une démonstration des flux de réception, d’émission, de contrôle, de rejet, de correction et d’archivage. Vérifiez les rôles de l’agence, de l’éditeur, de sa plateforme et de l’expert-comptable. Ne présentez pas un outil comme conforme sans avoir testé les opérations effectivement réalisées.
Grille de travail
| Point | À documenter |
|---|---|
| Flux | Prestation et document concernés |
| Parties | Émetteur et destinataire juridiques |
| Système | Création, réception et suivi |
| Contrôle | Périmètre fiscal et scénario d’anomalie |
Situation fictive : comment utiliser la méthode
Cas fictif : l’agence croit disposer d’un flux unique car toutes ses pièces passent par le même logiciel. L’inventaire distingue des honoraires facturés par la société, des factures reçues pour son fonctionnement et des pièces de gestion d’un mandant. Elle fait qualifier ces catégories avant de demander à l’éditeur une réponse sur leur traitement. La cartographie évite une conclusion fondée seulement sur le nom du logiciel.
Préparer la prochaine action
Avant de modifier les outils, désignez un responsable et testez quelques parcours complets. Un pilote doit vérifier la qualité des données, la gestion d’une anomalie et la possibilité de retrouver la pièce. Faites valider le cadre actuel avant de communiquer une date de conformité.
Tester la réception et l’émission sans utiliser de données sensibles
Une agence peut préparer un jeu de factures fictives représentant ses principales opérations : abonnement à un portail immobilier, prestation de photographie, facture d’honoraires et dépense de fonctionnement. Pour chacune, l’équipe identifie l’émetteur, le destinataire, la nature de l’opération, les éventuelles données à transmettre et la plateforme concernée. Cet exercice aide à distinguer réception, émission et transmission de données sans supposer que toutes les factures suivent le même régime.
Le responsable vérifie ensuite le traitement d’une facture erronée, d’un fournisseur utilisant un identifiant incorrect et d’un document rejeté par la plateforme. Une facture qui semble visuellement conforme ne signifie pas nécessairement que son acheminement technique et les informations obligatoires sont corrects. Les scénarios doivent être validés avec l’expert-comptable et les fournisseurs de solutions concernés.
Une fois le test effectué, un tableau de suivi peut lister la nature de l’opération, la règle applicable, le prestataire, la personne responsable, le résultat du test et la correction à mener avant généralisation.
Pour aller plus loin, consultez également les vérifications avant de choisir un logiciel et les tests logiciels sur données fictives.
Un tableau d’échange entre l’agence et son expert-comptable
Pour chaque flux de facturation identifié, la fiche peut préciser le service vendu ou acheté, les parties concernées, le traitement de TVA à vérifier, le logiciel actuel, le prestataire chargé de l’échange et les éventuelles données complémentaires. Une colonne « point à confirmer » évite de présenter une règle fiscale comme acquise lorsqu’elle dépend de la nature précise de l’opération. Les factures adressées à des professionnels et celles destinées à des particuliers ne doivent pas être regroupées sans examen.
Cas fictif : une agence reçoit chaque mois des factures de publicité et émet des honoraires pour des opérations immobilières. Elle teste la réception des documents structurés, puis identifie les cas particuliers à discuter avec son expert-comptable. Les factures d’exemple ne comportent aucune donnée réelle de clients. Un rejet simulé permet aussi de vérifier qui doit corriger le fichier et comment l’information circule entre le cabinet, le logiciel et la plateforme utilisée.
Le déploiement doit être accompagné d’une procédure de continuité : les collaborateurs savent à qui signaler une facture absente, une erreur d’identification ou un problème technique. Le contrôle du processus doit précéder tout engagement sur la conformité d’un outil.
Références et méthode
Les situations présentées sont fictives. Les grilles et méthodes proposées doivent être adaptées au dossier. Les références ci-dessous permettent de retrouver le cadre général ; elles ne constituent pas une validation individuelle du cas.
