Les impayés font partie de la réalité de terrain des professionnels de l’immobilier. Le problème, ce n’est pas seulement l’impayé en lui-même : c’est la vitesse à laquelle il peut s’accumuler, en particulier sur des factures périodiques comme les loyers ou les charges de copropriété. Et souvent, le scénario est le même : on “laisse passer”, on relance trop tard, on n’a pas les bonnes pièces… puis on se retrouve à courir après le paiement avec une relation client déjà dégradée.
Dans cette interview “5 questions” pour Les Pros de l’Immo – L’Essentiel, Marie Guillotie, fondatrice et dirigeante de LEVO Recouvrement, partage une méthode simple et pragmatique : agir vite dès la première échéance, rester neutre dans la relance, adapter la stratégie au profil du débiteur (échéancier, négociation, mise en demeure…), et surtout se protéger dès la formation du contrat pour ne pas être bloqué en cas de procédure.
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Constat terrain : quels sont les impayés les plus fréquents que vous voyez dans l’écosystème immobilier (loyers, charges, honoraires, travaux, copropriété…) et à quel moment “ça dérape” le plus souvent ?
Je suis souvent sollicitée pour le recouvrement de loyers ou de charges de copropriété. Ces factures sont périodiques, et présentent donc le risque de s’accumuler au fil du temps. Il faut réagir dès le premier impayé (quitte à mettre en œuvre une procédure d’expulsion pour les loyers impayés) en rappelant l’obligation de paiement au débiteur
Prévention : quelles sont les 3 mesures simples à mettre en place en amont pour réduire drastiquement les impayés (contrats, pièces, process de facturation, relances, échéanciers) ?
1/ Signer un contrat en bonne et due forme avec le cocontractant, qui comprend le montant de la somme à régler (ou son mode de calcul), la date de l’échéance des factures et les sanctions auxquelles s’expose le débiteur en cas d’impayé (pénalités de retard, clause pénale…)
2/ S’assurer de la bonne transmission de la facture à la personne qui déclenchera le paiement (vérifier le mode de transmission par mail ou courrier)
3/ S’assurer de la bonne présentation de la facture : en-tête, libellé, entité ou personne facturée.
Relances & timing : à partir de quand faut-il agir, et avec quelle méthode (relance amiable, mise en demeure, escalade) pour maximiser les chances de récupération sans abîmer la relation ?
En cas de constat d’un impayé, il est capital d’agir vite. Suite à un premier rappel (par mail ou courrier) au lendemain de la date d’échéance de la facture, je préconise de prendre contact avec le débiteur de manière neutre, pour comprendre la raison de l’impayé. En fonction de cette raison, une stratégie peut être mise en place : un échéancier suivi en cas de difficultés financières, une négociation d’un paiement partiel en cas de litige ou des relances cadencées en cas de mauvaise foi. Dans le dernier cas et en l’absence de paiement de la part du débiteur, on peut lui adresser une mise en demeure de payer par courrier recommandé avec avis de réception et envisager par la suite une injonction de payer à son encontre (jugement de condamnation au paiement des sommes dues).
Erreurs coûteuses : quelles sont les erreurs que vous rencontrez le plus (dossiers incomplets, délais trop longs, mauvais canaux, absence de preuve, discours maladroit) et comment les éviter ?
L’erreur la plus fréquente est de ne pas agir face à un impayé. Dans cette situation, le temps joue toujours contre le créancier. Il faut donc commencer dès que possible les relances, en externalisant le suivi du recouvrement si besoin.
Le recouvrement amiable doit être mené de la manière la plus neutre possible et le discours doit s’adapter selon le profil relancé : on dit qu’il ne faut ni juger ni excuser un débiteur. Un dialogue mal amené peut pousser le débiteur à retarder encore le paiement de ce qu’il doit.
Au stade judiciaire, l’absence de pièces prouvant d’une part le consentement au contrat (contrat, devis signé, échanges de mails comprenant un accord ferme des deux parties) et d’autre part l’exécution des obligations du créancier peut se révéler un obstacle à l’obtention d’un jugement de condamnation à paiement. Il est donc important de se prémunir dès la formation du contrat entre les deux parties.
Conseil actionnable :si vous deviez donner 1 recommandation simple à un dirigeant d’agence / gestionnaire / investisseur pour protéger sa trésorerie dès ce mois-ci, ce serait quoi ?
Suivre avec attention la balance âgée dans son entreprise, un chiffre qu’on regarde après tous les autres mais qui est pourtant capital pour la trésorerie et le développement de toute entreprise. Agir vite face à un impayé : un paiement retardé ne se règle que rarement de lui-même. En cas de manque de temps, ne pas hésiter à externaliser son recouvrement
