La rédaction du mandat : les étapes de la vérification de l’identité des parties

Avoir le bon réflexe : vérifier l’identité des parties ! 

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La vérification de l’identité des personnes comprends deux volets :

1. Si le mandant est une personne morale

2. Si le mandant est une personne physique

Il y a deux types de personnalités morale, la personne morale de droit public et la personne morale de droit privé.

La personne morale de droit privé regroupe les sociétés :

• Les sociétés civiles

Les sociétés civiles, comprennent :

• la SCI (société civile immobilière), la société que vous rencontrez le plus souvent
• la SEL (société d’exercice libéral),
• la SEP (société en participation),
• la SCEA (société civile d’exploitation agricole),
• la SCM (société civile de moyens),
• la SCP (société civile professionnelle pour les professions libérales).

• Les sociétés commerciales comprennent :
  • Les sociétés commerciales en parts sociales
    • La SARL (société à responsabilité limitée),
    • L’EURL (SARL à associé unique),
    • La SNC (société en nom collectif).
  • Les sociétés commerciales par actions :
    • La SAS (société par actions simplifiée),
    • La SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle),
    • La SA (société anonyme).

• Les sociétés agricoles
  • la société civile d’exploitation agricole (SCEA),
  • le groupement agricole d’exploitation en commun (GAEC)
  • l’exploitation agricole à responsabilité limitée (EARL).
• L’association
• Fondations, syndicats de propriétaires,
• Groupements d’intérêt économique
• Syndicats professionnels
• Comités d’entreprise ou comité social et économique

Les personnes morales de droit public comprennent

• l’État,
• les collectivités territoriales (communes, départements, régions, collectivités d’outre mer)
• les établissements publics (établissements d’assistance — hôpitaux, centres communaux d’aide sociale —établissements culturels — universités, lycées —, certains établissements corporatifs — chambres de commerce et d’industrie, de métiers et de l’artisanat, ou d’agriculture).

3. Quels sont les documents demandés à la personne morale ?

Il y a trois documents à demander

• Un extrait kbis, récent, de moins de trois mois, pour savoir les coordonnées de la société, le nom, le siège social, le RCS, le numéro SIREN, la ville d’immatriculation, la forme de la société, le capital social. L’extrait kbis permet aussi de connaître les représentants légaux de la société ;
• Les statuts ou un pouvoir récent, justifiant d’un pouvoir de signer. Ce document doit être certifié conforme
• L’identité du représentant légal, carte d’identité, passeport.

Ces documents sont adaptés selon la forme de la personne morale, par exemple pour une association, il s’agira du récépissé de déclaration de création d’une association, du PV de l’assemblée générale de l’association mandatant le Président ou le délégué de l’association à signer le mandat.

Une copie de ces documents doit être conservée par vos soins.

4. Si le mandant est une personne physique particulière

Vous devez vérifier l’identité de la personne, carte d’identité, passeport. Vous devez conserver la copie de ce document.

5. Si le mandant est une personne physique professionnelle

La personne physique professionnelle peut-être un entrepreneur individuel ou bien un auto-entrepreneur. Vous demandez le récépissé d’immatriculation ainsi qu’un élément d’identité (passeport, carte d’identité).

6. Que faire si l’acquéreur est étranger ?

Si l’acquéreur est étranger, il s’agit des mêmes vérifications. Si les documents sont en langues étrangères, vous devez vous assurer des les avoirs en français. Ces documents doivent être traduits par un traducteur assermenté.

7. Que faire si la société personne morale est en cours de constitution ?

Si la société est en cours de constitution vous allez demander :

• le PV de reprise des actes en cours de constitution.
• L’identité du représentant légal, carte d’identité, passeport.

8. Comment réagir face à des indivisaires ?

Vous devez vérifier la situation des indivisaires et recueillir l’identité et la signature de chaque indivisaire sur votre mandat. L’unanimité est fortement conseillée pour la signature de votre mandat car elle sera requise pour la signature de l’acte de vente.

Vous serez très précautionneux et vous vérifierez tous les actes et en conserverez une copie.