Mandat immobilier · Identité · Pouvoirs
Avant de rédiger un mandat immobilier, vérifier l’identité des parties ne consiste pas seulement à recopier un nom. Il faut savoir qui est votre client, qui détient les droits sur le bien et qui peut valablement signer. Cette méthode distingue la personne physique, la société ou autre personne morale, le représentant et les situations particulières comme l’indivision.
1. Identifier précisément le mandant et son rôle
Demandez d’abord pour le compte de qui la personne intervient : en son nom, pour une société, pour des coïndivisaires ou en vertu d’une procuration. Faites correspondre cette réponse à la désignation portée sur le mandat.
Dans le cadre des obligations LCB-FT applicables à votre activité, l’identification et la vérification du client, ainsi que du bénéficiaire effectif lorsqu’il y a lieu, interviennent avant l’entrée en relation d’affaires, sous réserve des exceptions légales encadrées. Pour le mandant vendeur, ne reportez pas systématiquement ces vérifications à la vente chez le notaire. L’intervention ultérieure du notaire ne remplace pas vos propres diligences.
2. Vérifier l’identité d’une personne physique
Relevez les nom, prénoms, date et lieu de naissance dans les conditions de la réglementation applicable. En présence physique, la voie documentaire prévue par l’article R. 561-5-1 repose sur la présentation de l’original d’un document officiel en cours de validité portant une photographie et sur la prise d’une copie.
Comparez les informations entre les pièces et le mandat : orthographe, nom de naissance ou d’usage, dates et qualité déclarée. Une différence appelle une explication documentée ; elle ne doit pas être corrigée au hasard dans le formulaire.
L’entrepreneur individuel est-il une société ?
Non. Le micro-entrepreneur est un entrepreneur individuel, pas une personne morale distincte du seul fait de ce régime. Identifiez la personne physique et, si l’activité est pertinente pour l’opération, recueillez le justificatif d’immatriculation adapté. Ne demandez pas les statuts d’une société qui n’existe pas.
Que vérifier au-delà de la pièce d’identité ?
Rapprochez l’identité du titre et des droits sur le bien. Selon la situation, examinez l’indivision, le démembrement, la représentation, une mesure de protection ou les droits du conjoint. Le logement de la famille bénéficie notamment d’une protection spécifique de l’article 215 du Code civil. Un doute sur la capacité ou les pouvoirs doit être résolu avant de faire signer, avec le notaire ou le conseil compétent si nécessaire.
3. Identifier une personne morale et son représentant
Les personnes morales privées ne se limitent pas aux sociétés commerciales. Vous pouvez rencontrer une SCI, une SARL ou EURL, une SAS ou SASU, une SA, une société agricole telle qu’une SCEA, un GAEC ou une EARL, mais aussi une association, une fondation ou un groupement. Les pièces pertinentes dépendent de leur forme et de l’opération.
Les personnes publiques — État, collectivités et établissements publics — relèvent d’autres règles de représentation et de décision. Une délibération, une délégation ou une habilitation adaptée peut être nécessaire. Une même liste de trois documents ne convient donc pas à tous les mandants.
Pour une société immatriculée, quels documents réunir ?
- Un acte ou extrait de registre officiel approprié pour vérifier l’existence et les caractéristiques de la société. La voie documentaire de l’article R. 561-5-1 prévoit notamment un document de moins de trois mois, ou les autres modalités qu’il énumère.
- Les statuts à jour et les actes de nomination utiles à la vérification des pouvoirs.
- Le cas échéant, la décision de l’organe compétent autorisant l’opération ou la délégation invoquée.
- Les éléments d’identité du signataire et la justification de sa représentation.
- Les éléments permettant d’identifier le bénéficiaire effectif lorsqu’ils sont requis.
L’extrait Kbis est une pièce courante pour une société commerciale, mais il ne répond pas à lui seul à toutes les questions. Vérifiez que la personne figure bien dans la situation actuelle de l’entité et que l’opération envisagée relève des pouvoirs dont elle se prévaut.
Et pour une association ?
Adaptez le dossier : statuts, justificatifs de déclaration ou publication, identité des dirigeants et décision autorisant l’acte si nécessaire. La qualité de président ne doit pas être traitée comme un pouvoir universel indépendant des statuts.
4. Contrôler les pouvoirs du signataire
Lorsqu’une personne agit pour le compte du client, le Code monétaire et financier impose de vérifier son identité et ses pouvoirs. Pour une procuration, contrôlez qui la donne, à qui, pour quel bien et pour quels actes. Examinez aussi sa date, sa durée et les limites éventuelles.
Une autorisation de recueillir des informations, une mission d’entremise et un pouvoir de vendre ne sont pas interchangeables. Décrivez la mission confiée à l’agence et les pouvoirs du représentant sans les étendre par simple formule générale.
5. Traiter les situations particulières
La société est en cours de constitution
Ne présentez pas la société comme déjà immatriculée. Identifiez la personne qui agit, la société projetée et les conditions dans lesquelles les engagements pourront être repris après immatriculation. L’article 1843 du Code civil prévoit la responsabilité des personnes ayant agi et la possibilité de reprise par la société régulièrement immatriculée.
Un « PV de reprise » n’est donc pas une pièce magique à réclamer dans tous les dossiers avant même la constitution. La rédaction de l’acte et le mécanisme de reprise doivent correspondre à la situation réelle.
Le bien est en indivision
Identifiez les titulaires des droits et leurs quotes-parts à partir des actes pertinents. L’article 815-3 distingue certains actes d’administration à la majorité des deux tiers et les actes de disposition nécessitant en principe l’accord de tous, sous réserve des procédures et exceptions légales.
La portée exacte du mandat est déterminante. Ne déduisez ni qu’un seul indivisaire peut toujours engager les autres, ni que toute mission d’entremise se confond avec la vente. Pour sécuriser un projet de vente accepté par tous, recueillez leur accord ou les pouvoirs valables correspondants. En présence d’un désaccord ou d’un dossier successoral complexe, faites clarifier les droits avant de poursuivre.
Une partie ou une société est étrangère
La nationalité étrangère ne dispense pas des contrôles et ne justifie pas, à elle seule, de conclure à une anomalie. Examinez les documents équivalents en droit étranger et les pouvoirs de représentation. Faites traduire les pièces dont vous ne pouvez pas comprendre utilement le contenu ; selon l’acte et le destinataire, une traduction certifiée, une légalisation ou une apostille peut être requise. Ne présentez pas ces formalités comme identiques dans tous les pays.
La relation est entièrement à distance
Une photographie de pièce envoyée par courriel n’équivaut pas automatiquement à une vérification complète. Utilisez une méthode conforme aux articles R. 561-5-1 et R. 561-5-2 : identification électronique admissible ou combinaison de mesures lorsque le texte l’exige. Documentez la méthode effectivement utilisée.
6. Conserver un dossier exploitable et sécurisé
Classez les documents avec la date du contrôle et les éventuelles vérifications complémentaires. Évitez de laisser les copies d’identité dans une messagerie personnelle ou de les rendre accessibles à toute l’équipe sans nécessité.
Pour les documents et informations relevant de la vigilance LCB-FT, l’article L. 561-12 prévoit notamment une conservation de cinq ans à compter de la fin de la relation d’affaires ; les documents d’opération ont leur propre point de départ. D’autres obligations peuvent être plus contraignantes. Appliquez une politique de conservation définie selon chaque finalité, avec accès limité et suppression organisée à échéance.
Votre liste de contrôle avant signature
- Le mandant est-il désigné sans ambiguïté ?
- Son identité a-t-elle été vérifiée par une méthode adaptée ?
- Ses droits sur le bien concordent-ils avec les actes ?
- Le représentant est-il identifié et ses pouvoirs établis ?
- Les accords nécessaires ont-ils été réunis pour l’opération envisagée ?
- Les diligences LCB-FT applicables, dont le bénéficiaire effectif, sont-elles documentées ?
- Le dossier peut-il être retrouvé, expliqué et conservé de façon sécurisée ?
Pour compléter ce travail, consultez les pouvoirs et devoirs du mandataire et du mandant ainsi que les documents à réunir pour une vente.
Sources de référence
- DGCCRF : les règles des professionnels de l’immobilier et le mandat écrit.
- Code monétaire et financier : article L. 561-5 et obligations de vigilance.
- Articles R. 561-5 à R. 561-6 : identification et vérification.
- Article R. 561-5-4 : identité et pouvoirs du représentant.
- Article L. 561-12 : conservation.
- Code civil, article 815-3 : indivision.
- Code civil, articles 1843 et 1871 : société en formation et société en participation.
- Code civil, article 215 : logement de la famille.
Article actualisé le 30 octobre 2026. Les contrôles doivent être adaptés à la mission, à la forme du client et aux obligations applicables.
