Documents à demander au locataire : constituer un dossier conforme
Identité, domicile, activité et ressources : les justificatifs autorisés, les différences pour le garant et les demandes à éviter.
Le bailleur ou l’agence peut demander uniquement les pièces prévues par la liste réglementaire pour étudier un dossier de location. Il faut distinguer le candidat et sa caution : les justificatifs ne sont pas identiques. Une liste de documents autorisés ne signifie pas que tous doivent être cumulés. Les données demandées doivent rester adaptées à l’étape de la location.
Cette présentation concerne le dossier de location d’un logement privé relevant du cadre de la loi du 6 juillet 1989. Les demandes de logement social et certains dispositifs particuliers relèvent de règles spécifiques.
Une liste limitative, à adapter à la situation du candidat
Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe les justificatifs autorisés. Son annexe I vise le candidat et son annexe II la caution. Pour éviter une collecte excessive, commencez par identifier la situation réelle : salarié, étudiant, indépendant, retraité ou personne hébergée.
Les pièces de domicile et celles de ressources n’ont pas le même rôle. Une quittance ou une attestation d’hébergement établit le domicile ; elle ne prouve pas, à elle seule, la capacité actuelle à payer le loyer. L’absence de bulletins de salaire ne signifie pas non plus qu’aucun dossier conforme ne peut être présenté.
Quels documents peut-on demander au locataire ?
| Objet | Exemples prévus par la liste | Point à retenir |
|---|---|---|
| Identité | CNI, passeport, permis de conduire ou justificatif du droit au séjour selon les cas. | Une pièce valable ; ne pas multiplier les pièces d’identité. |
| Domicile | Trois quittances ; à défaut, attestation du bailleur ; domiciliation ; attestation d’hébergement ; justificatif de propriété selon les conditions du texte. | Une seule catégorie de justificatif de domicile. |
| Activité | Contrat ou attestation d’employeur ; justificatif professionnel ; carte d’étudiant ou certificat de scolarité. | Choisir les éléments correspondant à l’activité. |
| Ressources | Avis fiscal, trois bulletins, deux bilans ou attestation comptable, prestations, pension, bourse, aide au logement ou revenus patrimoniaux. | Un ou plusieurs éléments autorisés selon les revenus. |
Ce tableau donne des repères et des exemples. Pour les variantes, les délais et les alternatives exactes, consultez l’annexe I officielle. Elle prévoit notamment des justificatifs étrangers dans les conditions indiquées. Les copies peuvent être fournies ; les originaux doivent pouvoir être présentés sur demande. Le décret prévoit la traduction en français et la conversion des montants en euros.
Exemple : un candidat hébergé chez un proche
Il n’a pas de quittance à son nom. L’attestation sur l’honneur de l’hébergeant constitue une alternative prévue pour son domicile. Lui imposer malgré tout des quittances qu’il ne possède pas revient à ignorer cette possibilité. Les ressources sont examinées séparément, avec les justificatifs autorisés adaptés à sa situation.
Quels justificatifs demander au garant ?
La caution est la personne ou l’organisme qui s’engage à payer dans les conditions de son cautionnement. Elle ne doit pas être confondue avec le dépôt de garantie.
Pour une personne physique, l’annexe II prévoit une pièce d’identité, un justificatif de domicile et des pièces professionnelles et de ressources adaptées. Pour son domicile, une dernière quittance, une facture d’eau, de gaz ou d’électricité récente, une attestation d’assurance logement récente ou un justificatif de propriété peuvent notamment être admis. Les conditions et alternatives sont celles du texte.
La liste fiscale diffère : le candidat peut présenter le dernier ou l’avant-dernier avis selon l’annexe I ; la liste de la caution vise le dernier avis. Pour une personne morale, les justificatifs d’existence de l’organisme et d’identité de son représentant sont précisés. Utilisez l’annexe II pour établir la demande exacte.
Quels documents ne faut-il pas réclamer ?
Ne complétez pas la liste par des exigences fondées sur une habitude d’agence ou sur la seule demande d’un propriétaire. Le dossier ne doit pas inclure, notamment, des relevés de compte, une carte Vitale, un livret de famille, un contrat de mariage, un jugement de divorce, un dossier médical ou un extrait de casier judiciaire.
L’ancienne présentation d’une exception générale pour un extrait du jugement de divorce ne doit pas être utilisée pour le dossier courant. La référence est la liste actuelle des justificatifs autorisés. Une attestation de bonne tenue bancaire, une absence de crédit ou une consultation du fichier des incidents de crédit ne remplace pas les justificatifs réglementaires.
Selon Service Public, exiger un justificatif non autorisé expose à une amende pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique ou 15 000 € pour une personne morale.
Quand recueillir les documents et comment les protéger ?
La CNIL distingue la recherche de logement du dépôt d’un dossier. Avant une visite, limitez les données aux contacts et aux critères utiles ; la visite ne devrait pas être conditionnée à l’envoi de pièces financières. Après la visite, recueillez les documents nécessaires si la personne souhaite candidater.
Informez les personnes de l’usage de leurs données, limitez les accès et utilisez un canal de transmission adapté. Un dossier envoyé spontanément avec des pièces superflues ne justifie pas leur conservation. Prévoyez leur suppression ou leur retour selon votre procédure.
Le référentiel de gestion locative retient en principe trois mois en base active pour les données utilisées afin d’apprécier la solvabilité des candidats. La conservation des données du locataire retenu suit une autre finalité et d’autres durées. Définissez une politique documentée, plutôt qu’une conservation indéfinie de tous les dossiers.
Peut-on demander un chèque de réservation ?
Non : aucun paiement ne doit être exigé pour réserver le logement avant la signature du bail. Ne confondez pas ce paiement avec les sommes légalement dues lors de la conclusion et de l’exécution du contrat.
Lorsque le dépôt de garantie est autorisé avec un loyer mensuel, son plafond est en principe d’un mois de loyer hors charges pour un logement vide et de deux mois pour un meublé. Il est interdit en bail mobilité. D’autres règles s’appliquent notamment au paiement du loyer par trimestre d’avance : vérifiez le régime exact du dépôt.
Questions fréquentes sur le dossier locataire
Faut-il fournir tous les documents de la liste ?
Non. Certains sont des alternatives ; d’autres correspondent à des situations et des ressources différentes. La demande doit respecter les catégories et limites du décret.
Peut-on demander un dossier complet avant toute visite ?
La CNIL recommande de ne pas conditionner la visite à la fourniture de justificatifs financiers. Les conditions de candidature peuvent être annoncées ; les pièces nécessaires sont recueillies au stade adapté.
La facture d’électricité est-elle le même justificatif pour le locataire et le garant ?
Les listes sont différentes. Une facture récente est notamment prévue pour le domicile de la caution ; il ne faut pas transposer automatiquement cette possibilité au candidat.
Article pédagogique actualisé le 29 octobre 2026. Vérifiez la situation et le régime du bail avant de constituer la liste des justificatifs.
