En gestion locative résidentielle, les charges récupérables (ou charges locatives) désignent les dépenses avancées par le propriétaire pour le bien loué, que le locataire doit lui rembourser par la suite. En France, la récupération de ces charges est strictement encadrée par la loi du 6 juillet 1989 et le décret n°87-713 du 26 août 1987, qui fixe la liste exhaustive des charges imputables aux locataires. Concrètement, seules les dépenses figurant dans cette liste peuvent être réclamées au locataire – toute dépense en dehors de cette liste reste à la charge définitive du propriétaire. Ce principe s’applique aussi bien aux locations vides qu’aux locations meublées (depuis la loi Alur de 2014, pour les baux meublés signés à compter du 27 mars 2014). Dans cet article pédagogique, nous passerons en revue la liste des charges récupérables et non récupérables, les modalités de paiement (provisions sur charges ou forfait), le mécanisme de régularisation annuelle avec des exemples concrets, ainsi que les dernières évolutions légales et jurisprudentielles (à jour de 2025) concernant ces charges.
Définition et cadre légal des charges récupérables
Définition : Les charges locatives récupérables sont les sommes accessoires au loyer principal que le propriétaire engage pour des services ou dépenses profitant au locataire, et qu’il peut se faire rembourser par celui-ci. Le Code de l’urbanisme et de l’habitation (loi n°89-462 du 6 juillet 1989, article 23) classe ces charges en trois grandes catégories :
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Services liés au logement et à l’usage de l’immeuble (prestations dont bénéficie le locataire dans son usage du logement ou des parties communes).
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Frais d’entretien courant et menues réparations des parties communes (dépenses d’entretien régulier de l’immeuble et petits travaux de réparation à la charge du locataire).
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Taxes locatives (certaines taxes liées à l’usage du logement).
La loi impose que ces charges soient exigibles sur justificatifs : le bailleur doit pouvoir fournir les décomptes et factures correspondant aux dépenses refacturées au locataire. En pratique, cela signifie que chaque charge récupérable demandée au locataire doit correspondre à une dépense réelle engagée par le propriétaire (ou la copropriété) et prévue par les textes.
Base légale : La liste précise des charges récupérables en location d’habitation est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987 (annexé à la loi de 1989). Ce décret, régulièrement actualisé, détaille poste par poste les dépenses imputables au locataire (on le joint souvent en annexe au bail pour transparence). En cas de litige, les juges se réfèrent strictement à cette liste : « Les dépenses ne figurant pas dans cette liste ne peuvent donc pas être imputées au locataire ». Par ailleurs, depuis la loi Alur (2014), les locations meublées relèvent des mêmes règles de charges récupérables que les locations nues, sauf adoption d’un régime de forfait (voir plus loin). Le non-respect de ces règles (par exemple, facturer au locataire des charges non récupérables) expose le bailleur à des contestations et à la nullité de ces clauses.
Liste des charges récupérables par catégorie
Pour aider les gestionnaires immobiliers, nous récapitulons ci-dessous les principales charges récupérables classées par domaine, accompagnées d’exemples concrets tirés de la réglementation. Cette liste synthétise les postes prévus par le décret de 1987 et est à jour des évolutions jusqu’en 2025.
| Domaine de dépenses | Charges récupérables – principaux exemples |
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| Ascenseurs et monte-charge | – Électricité alimentant l’ascenseur et la cabine. Contrat d’entretien courant de l’appareil (visites périodiques, nettoyage, graissage, vérifications réglementaires) et menues réparations de l’ascenseur (boutons, portes, câbles, fusibles, etc.) (NB : les contrôles techniques quinquennaux obligatoires ne sont pas récupérables, voir plus bas). |
| Eau froide, eau chaude et chauffage collectifs | – Fourniture d’eau froide et chaude des occupants (y compris eau pour entretien des parties communes et espaces verts)
– Énergie nécessaire au chauffage collectif (gaz, électricité, fioul…) – Entretien courant et menues réparations des installations de chauffage central et production d’eau chaude (chaudière, chaufferie, radiateurs…) – Frais de location, d’entretien et de relevé des compteurs généraux et individuels d’eau et de chauffage. |
| Installations individuelles | – Entretien courant du chauffage individuel et de la production d’eau chaude dans le logement (contrôles, réglages, petites réparations)
– Entretien de la distribution d’eau privative (vérification des robinets, réparation de fuites sur joints, remplacement de joints de chasse d’eau, etc.). |
| Parties communes intérieures | – Électricité des parties communes (éclairage halls, couloirs, escaliers)
– Produits et matériel d’entretien des communs (produits de nettoyage, balais, sacs poubelle, etc.) – Entretien des équipements communs (minuterie d’éclairage, tapis, vide-ordures) et petites réparations du matériel de propreté (aspirateur…) – Personnel d’entretien : salaire et charges du gardien ou employé d’immeuble affecté au nettoyage (voir aussi rubrique gardiennage). |
| Espaces extérieurs (jardin, voirie) | – Entretien des espaces verts et abords : opérations de tonte, arrosage, désherbage, taille des haies, ratissage, nettoyage des aires de stationnement, etc.
– Produits de jardinage utilisés (engrais, graines, plantes de remplacement pour massifs, insecticides) – Entretien des aires de jeux pour enfants et des équipements extérieurs collectifs (bancs, etc.), si existants. |
| Gardien, concierge, employé d’immeuble | – Gardien/concierge logé sur place : récupérable à 75% si le gardien assure le nettoyage des parties communes et la sortie des poubelles, ou à 40% s’il assure l’une de ces deux tâches seulement. Le reste du salaire (25 % ou 60 %) est à la charge du bailleur.
– Employé d’immeuble (non logé) : salaire et charges récupérables à 100%(s’il effectue uniquement des tâches d’entretien dont les coûts sont récupérables). |
| Taxes locatives | – Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) récupérable intégralement (figurant sur la taxe foncière)
– Taxe de balayage (si applicable dans la commune) – Redevance d’assainissement (part collecte et traitement des eaux usées) (NB : la taxe foncière elle-même n’est pas récupérable, seule la TEOM peut être refacturée au locataire) |
Charges non récupérables : À l’inverse, toutes les dépenses qui ne figurent pas dans la liste légale sont à la charge définitive du propriétaire. Par exemple, les gros travaux (ravalement de façade, réfection de toiture, rénovation structurelle…), les réparations majeures ou de mise en conformité (remplacement d’un ascenseur ou d’une chaudière collective, mises aux normes de sécurité), ainsi que les frais de gestion du bailleur (honoraires de syndic de copropriété, frais d’agence au-delà de la part légale) ne peuvent pas être imputés au locataire. De même, certaines dépenses d’entretien exceptionnelles sont exclues : le contrôle technique quinquennal obligatoire des ascenseurs n’est pas récupérable sur le locataire, ni, par exemple, l’abattage d’arbres dangereux dans les espaces verts (considéré comme un investissement exceptionnel). Les assurances du propriétaire (assurance PNO, assurance de l’immeuble) et impôts fonciers (hors TEOM) sont également des charges purement propriétaires. En résumé, le locataire ne paye que l’usage courant et l’entretien ordinaire du logement et de l’immeuble, tandis que le propriétaire assume les dépenses d’investissement, de rénovation et d’administration.
Provision sur charges ou forfait de charges ?
Modalités de paiement des charges : La loi prévoit deux modes de facturation des charges au locataire :
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Les provisions sur charges (avec régularisation annuelle) – C’est le système le plus courant en location vide. Le locataire verse une avance mensuelle ou trimestrielle pour charges, en même temps que son loyer. Le montant de cette provision est fixé de façon estimative, par exemple en se basant sur le budget prévisionnel de copropriété ou les dépenses réelles de l’année précédente. Ce système implique une régularisation annuelle (détaillée ci-après) pour ajuster le montant payé aux dépenses réelles. Ce mode de paiement est obligatoire pour les locations nues régies par la loi de 1989.
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Le forfait de charges (sans régularisation) – Principalement utilisé en location meublée, colocation ou en bail mobilité, le forfait consiste à fixer un montant fixe de charges, payable à échéances convenues (souvent mensuellement avec le loyer). Ce montant forfaitaire doit être inscrit dans le bail et ne peut pas être disproportionné par rapport aux dépenses réelles moyennes (par exemple, il ne doit pas excéder sensiblement ce qu’aurait payé l’ancien locataire). Aucune régularisation ultérieure n’est effectuée dans ce régime : le forfait solde définitivement les charges, qu’elles soient en réalité plus élevées ou plus basses sur la période. Le forfait de charges peut toutefois être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer (indexation selon l’indice IRL, si une clause du bail le prévoit). À noter : pour les baux mobilité (contrats meublés de courte durée introduits en 2018), les charges sont nécessairement forfaitaires (le bail mobilité exclut explicitement les provisions).
Pour un logement meublé standard, le bailleur a donc le choix entre appliquer des provisions sur charges avec régularisation annuelle (comme en location vide), ou un forfait de charges sans régularisation. Ce choix doit être clairement mentionné dans le bail. Du point de vue du gestionnaire, le régime des provisions assure une facturation au plus près des dépenses réelles (avec travail de régularisation chaque année), tandis que le régime du forfait offre une simplicité de gestion (montant fixe) mais comporte un risque de surestimation ou de sous-estimation des charges sur la durée.
Régularisation annuelle des charges : principe et obligations
Lorsque le locataire verse des provisions sur charges, la loi impose une régularisation au moins une fois par an. La régularisation annuelle consiste à comparer le total des provisions payées par le locataire sur l’année écoulée avec le total des dépenses effectives engagées par le propriétaire pour les charges récupérables durant cette même période. Autrement dit, on fait les comptes une fois par an pour ajuster ce qui a été payé par anticipation aux dépenses réelles.
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Si le locataire a trop versé (provisions > dépenses réelles), le bailleur doit lui rembourser le trop-perçu intégralement.
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Si au contraire le locataire n’a pas assez versé (provisions < dépenses réelles), le bailleur est en droit de lui réclamer un complément de charge pour couvrir la différence.
Exemple : Un locataire verse chaque mois une provision de 100?€ pour charges, soit 1?200?€ sur l’année 2024. Si les dépenses récupérables réelles du propriétaire pour 2024 ne sont que de 1?100?€, le bailleur devra rembourser 100€ de trop-perçu au locataire. En revanche, si les dépenses réelles s’élèvent à 1?300?€, le locataire aura un solde de 100?€ à payer en plus des provisions déjà versées. Le nouveau montant de provision mensuelle pourra être ajusté pour l’année suivante en fonction de ces résultats réels.
Procédure et obligations du bailleur lors de la régularisation
La régularisation annuelle obéit à un formalisme précis :
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Délai de préavis : Le propriétaire (ou son gestionnaire) doit envoyer au locataire un décompte des charges détaillé au moins un mois avant la date de régularisation. Ce décompte récapitule, pour la période considérée, tous les postes de dépenses récupérables engagés, en distinguant pour chacun la part imputable au locataire et celle restant éventuellement à charge du propriétaire. S’il s’agit d’un immeuble collectif, le mode de répartition des charges entre les logements (par exemple, clé de répartition par tantièmes de copropriété, proportion de surface, etc.) doit être précisé ou joint au décompte. Le locataire doit ainsi pouvoir comprendre comment les charges sont calculées et réparties, et vérifier que ce qu’on lui réclame lui est bien imputable.
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Justificatifs : À compter de l’envoi du décompte, le bailleur doit tenir pendant les 6 mois suivants toutes les pièces justificatives à disposition du locataire qui souhaiterait les consulter (factures d’énergie, contrats d’entretien, taxes, etc.). Le locataire peut, s’il le souhaite, demander à recevoir une copie du récapitulatif des charges par mail ou courrier. Cette transparence documentaire est cruciale : en cas de contestation, le propriétaire devra prouver le bien-fondé et le détail des sommes réclamées.
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Informations complémentaires récentes : Depuis le 25 octobre 2020, dans les immeubles équipés d’un chauffage collectif avec des compteurs individuels télé-relevables, le bailleur a l’obligation de fournir au locataire une évaluation de sa consommation énergétique individuelle (chaleur, froid, eau chaude) en accompagnement de la régularisation. De même, si l’immeuble est en copropriété et que le contrat de fourniture d’eau n’est pas individualisé, le bailleur doit transmettre au moins une fois par an la facture d’eau de l’immeuble ainsi qu’une information sur la qualité de l’eau fournie (donnée par la commune). Ces obligations résultent de lois récentes (loi Élan 2018 et directives européennes sur l’efficacité énergétique) et visent à améliorer l’information du locataire sur ses consommations.
En respectant ces obligations (décompte préalable, justificatifs, informations de consommation), le bailleur assure une régularisation conforme et limite les risques de litiges. Un conseil aux gestionnaires est de communiquer proactivement avec les locataires : par exemple, expliquer les variations de charges d’une année sur l’autre (hivers plus froids impactant le chauffage, augmentation des tarifs d’énergie, travaux d’économie d’eau ayant réduit la consommation, etc.) afin d’éviter les surprises.
Délais, prescriptions et jurisprudence en cas de régularisation tardive
Il peut arriver qu’un bailleur oublie ou retarde la régularisation annuelle des charges. Que dit la loi dans ce cas ?
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Prescription triennale des charges : Le bailleur dispose d’un délai de 3 ans pour réclamer des arriérés de charges locatives non payées. Au-delà de 3 ans, les sommes non régularisées sont prescrites (le propriétaire ne peut plus les exiger en justice). Ce délai de prescription de trois ans, fixé par l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, s’applique également au locataire qui aurait trop payé : lui aussi a 3 ans pour demander le remboursement d’un trop-versé éventuel. Par exemple, une régularisation de charges de l’année 2022 notifiée en 2025 reste recevable car elle respecte la fenêtre des 3 dernières années, mais des charges de 2018 ne pourraient plus être réclamées en 2025.
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Régularisation hors délai d’un an – étalement possible : La loi impose en principe de régulariser les charges au moins une fois par an. Si le bailleur n’a pas procédé à la régularisation avant la fin de l’année civile suivant l’année d’exigibilité des charges (autrement dit, s’il n’a pas régularisé l’année N avant le 31 décembre N+1), le locataire a le droit d’exiger un étalement sur 12 mois du rattrapage qui lui serait réclamé. Autrement dit, un « rappel de charges tardif » pourra être payé mensuellement sur un an à la demande du locataire, au lieu d’être exigé en une seule fois. Pour exercer ce droit, le locataire doit en faire la demande par lettre recommandée avec AR au bailleur (il existe des modèles de courrier pour cela). Ce dispositif protège le locataire d’un effort financier brutal lorsque le bailleur a pris du retard dans ses comptes.
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Jurisprudence sur les retards abusifs : Même si la loi autorise le bailleur à récupérer jusqu’à 3 ans d’arriérés, la jurisprudence rappelle que tout rappel de charges tardif ne doit pas être abusif. En effet, si le juge constate que le bailleur a fait preuve de négligence fautive (par exemple, le locataire avait réclamé les régularisations manquantes sans réponse du propriétaire) ou que la demande tardive est d’une ampleur brutale et déloyale, il peut refuser au bailleur le droit de recouvrer ces charges en retard. C’est ce qu’a souligné le juge des contentieux de la protection (tribunal judiciaire) dans plusieurs décisions : un retard important imputable au bailleur peut entraîner la déchéance de son droit au remboursement pour cause d’abus. Autrement dit, la bonne foi et la diligence du bailleur sont de mise ; un gestionnaire prudent veillera à régulariser les charges chaque année dans les délais, non seulement pour respecter la loi, mais aussi pour conserver la confiance de son locataire et éviter les litiges.
Conclusion et conseils pratiques
En résumé, les charges récupérables regroupent toutes les dépenses locatives courantes que le bailleur peut légitimement refacturer au locataire, selon une liste exhaustive fixée par la réglementation. Elles couvrent les services et fournitures liés au logement (eau, énergie, ascenseur…), l’entretien courant de l’immeuble et de ses abords, ainsi que certaines taxes spécifiques (ordures ménagères, assainissement). Toutes les autres charges – gros travaux, frais de gestion, impôts fonciers, etc. – restent à la charge du propriétaire. Le gestionnaire immobilier doit veiller à distinguer clairement ces dépenses et à ne réclamer au locataire que ce qui est dû en vertu des textes, justificatifs à l’appui.
En pratique, la majorité des baux d’habitation fonctionnent par provisions sur charges avec une régularisation annuelle obligatoire. Il est conseillé d’être transparent et méthodique : établir un budget prévisionnel réaliste, fournir au locataire un décompte détaillé chaque année, et ajuster sans tarder les provisions en cas d’écart important. L’usage d’un tableau récapitulatif ou d’un tableau de régularisation facilite la compréhension (par exemple, en colonne : provisions versées, dépenses par poste, solde à payer ou à rembourser). En cas de forfait de charges (notamment en meublé), le montant fixé doit être évalué avec soin pour éviter des écarts injustifiés ; pensez à le réviser annuellement dans les mêmes proportions que l’évolution des charges réelles.
Enfin, restez à jour des évolutions légales : consultez régulièrement les mises à jour du décret des charges récupérables (dernières évolutions en date : obligations d’information énergétique en 2020, etc.) et les jurisprudences marquantes. Par exemple, un arrêt de la Cour de cassation de janvier 2024 a confirmé l’importance de la régularisation annuelle et de la prescription triennale en matière de charges locatives, renforçant ainsi la sécurité juridique des bailleurs diligents. En appliquant la réglementation à la lettre et en communiquant de manière pédagogique avec vos locataires, vous garantirez une gestion sereine et conforme des charges locatives, au bénéfice de toutes les parties.
